KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir?
KEP, gönderilen ve alınan e-postaların hukuki delil niteliği taşıdığı, BTK tarafından denetlenen özel bir elektronik posta sistemidir. Normal e-postadan farkı, gönderim zamanı, alıcı bilgisi ve içerik bütünlüğünün kayıt altına alınması ve bunların mahkemelerde kanıt olarak kullanılabilmesidir.
KEP'i "dijital iadeli taahhütlü mektup" olarak düşünebilirsiniz. Karşı tarafa ulaştığı, ne zaman ulaştığı ve içeriğin değişmediği garanti altındadır.
KEP'in Yasal Dayanağı
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) Madde 18/3: Tacirler arasındaki ihbar, ihtar ve ihtarname gibi bildirimler KEP aracılığıyla da yapılabilir.
- Elektronik Tebligat Yönetmeliği: Kamu kurumlarının tebligatları KEP üzerinden göndermesi düzenlenmiştir.
- 7201 sayılı Tebligat Kanunu: Elektronik ortamda tebligat yapılmasına olanak tanır.
KEP Almak Kimler İçin Zorunlu?
- Anonim şirketler (A.Ş.)
- Limited şirketler (LTD. ŞTİ.)
- Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler
KEP Almak İsteğe Bağlı Olanlar
- Şahıs şirketleri (zorunlu değil ama faydalı)
- Serbest meslek erbabı (avukat, mali müşavir, doktor)
- Bireysel kullanıcılar
- Dernekler, vakıflar, kooperatifler
KEP Almamanın Cezası Var mı?
Doğrudan "KEP almadınız" şeklinde bir idari para cezası bulunmamakla birlikte, dolaylı yaptırımlar çok ağır olabilir:
- KEP ile gönderilmesi gereken bir tebligat, KEP adresiniz yoksa "tebliğ edilmiş" sayılabilir — süreleri kaçırırsınız.
- İhale süreçlerinde (EKAP) KEP adresi zorunludur. KEP yoksa ihaleye katılamazsınız.
- Ticaret sicil müdürlükleri KEP adresi olmayan şirketlere uyarı göndermektedir.
KEP ile Neler Yapılabilir?
- Resmi ihtarname ve ihbarname gönderimi
- Sözleşme feshi bildirimleri
- Kamu kurumlarına resmi başvurular
- İcra ve iflas tebligatları
- Fatura, tahsilat ve ticari yazışmalar
- İnsan kaynakları süreçleri (ihbar tazminatı, disiplin bildirimi)
- Sigorta ve finans sektörü yazışmaları
KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?
Belgeleri Hazırlayın
Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve kimlik fotoğrafı.
Başvuruyu İletin
WhatsApp üzerinden belgeleri gönderin, başvurunuzu biz oluşturalım.
KEP Aktif
E-imza ile onay sonrası KEP hesabınız kullanıma hazır.
KEP Hesabı Açıldıktan Sonra Yapılması Gerekenler
KEP hesabınız aktive olduktan sonra şu adımları atmanız önerilir:
- Bildirim takibi kur: KEP üzerinden gelen iletiler 30 gün içinde açılmazsa "alınmış sayılır" — yasal süreçleri kaçırmamak için bildirim ayarlarınızı mutlaka yapın.
- İlgili kurumlara KEP adresinizi bildirin: Müşteri sözleşmelerine, fatura altlıklarına ve resmi yazışmalara KEP adresinizi ekleyin.
- Vergi dairesi, SGK gibi kurumlarda güncelleme yapın: Bu kurumlar size KEP üzerinden tebligat gönderebilir; adresinizi bilmeleri gerekir.
- İmza sirküleri ve unvan değişikliklerinde KEP'i güncellemeyi unutmayın.
KEP ile İlgili Sık Sorulan Sorular
KEP adresinin formatı nedir? KEP adresleri [email protected] veya [email protected] gibi standart e-posta formatındadır. "hsXX" kısmı hizmet sağlayıcıyı belirtir.
KEP yıllık ücretli mi? Evet, KEP yıllık abonelik bazlıdır. Yıllık ücret, hesap tipinin (bireysel/firma) ve hizmet sağlayıcının paketine göre değişir. Süre bitiminde yenileme yapılmazsa hesap askıya alınır.
KEP yazışmalarını nereden görüntülerim? KEP sağlayıcısının web paneline e-imza ile giriş yaparak veya KEP istemci uygulamalarını kullanarak (genelde Outlook uyumlu) yazışmalarınızı görebilirsiniz.
KEP iletisine cevap zorunluluğum var mı? Hayır, sadece almanız (açmanız) yeterlidir. Açıldığında yasal "alındı" delili oluşur. Cevap yazma yükümlülüğü içerik bazlıdır (örneğin bir tebligata cevap istenebilir).
KEP ile E-Tebligat Farkı
KEP ve e-Tebligat sık karıştırılır. Aralarındaki temel fark:
- e-Tebligat: Devlet kurumlarının (vergi dairesi, SGK, mahkeme, icra) size gönderdiği resmi tebligatları aldığınız sistemdir. Türkiye'de tüm tüzel kişilere zorunludur, e-Devlet üzerinden açılır.
- KEP: Sizin başkasına resmi yazışma yapabilmenizi sağlar — bireyler arası, firmalar arası veya kuruma. Yasal delil niteliğindedir.
Yani e-Tebligat "alıcı" sistemi, KEP ise "hem alıcı hem gönderici" sistemidir. KEP zorunlu olan şirketler için ek olarak e-Tebligat da gereklidir.
KEP'in İş Süreçlerinize Etkisi
KEP'i etkin kullanan firmalar şu avantajları elde eder:
- İhtar, ihbar, fesih gibi resmi yazışmalar için noter ücretinden tasarruf.
- Tedarikçi ve müşterilerle yazışmalarda hukuki güvence.
- Yıllık ortalama 5-15 noter işlemi yerine KEP — maliyet düşüşü %80'lere ulaşabilir.
- Dava aşamasında ispat kolaylığı: KEP delilleri mahkemede tartışmasız kabul edilir.
- Sözleşme imza süreçlerinin ortalama 7 günden 1 saate inmesi.
Sonuç
KEP, yasal zorunluluk olmanın çok ötesinde, modern iş yapma biçiminin bir parçasıdır. Doğru kurgulandığında zaman, para ve hukuki güvenlik kazandırır. Şirketinizin KEP yükümlülüğünü yerine getirmek için 1 saatlik bir başvuru süreciniz var — uzmanlarımız tüm süreçte yanınızda.
KEP başvurunuz için belgelerinizi WhatsApp'tan iletin, biz kalanını halledelim. Aynı gün başvuru, ertesi gün aktif KEP hesabınız.
